9 Macam Administrasi yang Harus Diketahui Tenaga Administrasi Sekolah

Selamat datang Ibu/Bapak TU (Tata Usaha) Sekolah atau yang sekarang disebut TAS (Tenaga Administrasi Sekolah). Di artikel ini saya akan membahas jenis atau macam dokumen administrasi untuk Anda sekalian. Untuk itu, melalui artikel yang sedang Anda baca ini, Anda dapat mengetahui apa saja administrasi yang harus dimiliki/ dibuat/ diperlukan oleh tata usaha atau tenaga administrasi sekolah, khususnya yang bekerja di SMP, SMA, SMK, dan sederajat (MTs, MA, MAK).

Mengapa kita harus mengetahui dokumen tersebut? Alasannya yaitu untuk meningkatkan mutu kerja sebagai tenaga administrasi/ tata usaha di sekolah atau pun di madrasah.

Sebagai pengetahuan dasar, kita perlu mengetahui juga yang termasuk tenaga administrasi atau tata usaha sekolah itu ada bidang apa saja?

Kelompok Tenaga Administrasi Sekolah Berdasarkan Bidang yang Dikelola

Menurut pembagian kerja untuk bidang atau urusan yang dikelola, tenaga administrasi sekolah dibedakan menjadi 9 bidang, diantaranya yaitu:

1. Pimpinan atau Kepala Tenaga Administrasi Sekolah
2. Bidang Administrasi Kepegawaian
3. Bidang Administrasi Keuangan
4. Bidang Administrasi SARPRAS (Sarana dan Prasarana)
5. Bidang Administrasi HUMAS (Hubungan Sekolah dan Masyarakat)
6. Bidang Administrasi Persuratan dan Pengarsipan
7. Bidang Administrasi Kesiswaan
8. Bidang Administrasi Kurikulum
9. Bidang Administrasi Layanan Khusus (mencakup: penjaga sekolah, tukang kebun, pengemudi, petugas kebersihan, satpam, operator dapodik).

Berdasarkan bidang yang dikelola, tentunya 9 bidang tenaga administrasi sekolah sebagaimana disebutkan memiliki tugas dalam pekerjaannya.

Berdasarkan pekerjaan itu, kesembilan bidang TAS pun harus menyusun dokumen administrasi yang bermacam-macam guna menuntaskan tugas atau pekerjaannya.

Apa saja dokumen administrasi yang harus dimiliki oleh tata usaha sekolah (tenaga administrasi sekolah)?

Berikut ini jawabannya.

Macam Administrasi Tata Usaha Sekolah Berdasarkan Bidangnya

1. Macam Administrasi Kepala TU atau Kepala TAS

Jenis administrasi wajib meliputi:

• Buku kegiatan harian
• Surat instruksi kepala sekolah
• Surat kuasa
• Surat keputusan
• Lembar supervisi administrasi untuk bidang yang dipimpin
• Program kerja kepala TU/ TAS
• RKAS
• Pembagian tugas TU/TAS.

2. Macam Administrasi TU Bidang Kepegawaian

Jenis administrasi wajib meliputi:

• Buku kegiatan harian
• Surat keterangan
• Daftar hadir guru (absensi)
• Laporan daftar nominatif pegawai
• Laporan daftar hadir kerja pegawai
• Laporan daftar jumlah pegawai
• Laporan mutasi data pegawai
• Rekapitulasi data jumlah pegawai
• Data tenaga pendidik dan kependidikan
• Program kerja
• Surat usulan kenaikan pangkat
• Data analisis kebutuhan guru
• Data analisis kebutuhan tenaga administrasi
• Surat usulan pensiun
• Data persyaratan administrasi pengajuan pensiun
• Blangko penelitian berkas syarat pensiun
• Data persyaratan administrasi pengajuan pensiun PNS meninggal dunia
• Formulir permohonan KARIS, KARSU, dan TASPEN.

3. Macam Administrasi TU Bidang Keuangan

Jenis administrasi wajib meliputi:

• Buku kegiatan harian
• Laporan keuangan barang & jasa
• RPABOS (Rencana Penggunaan Anggaran Biaya Operasional Sekolah)
• Laporan keuangan BOS (Bantuan Operasional Sekolah)
• BKU (Buku Kas Umum)
• Buku Pembantu Kas
• Buku Pembantu Bank
• Buku Pembantu Pajak
• Surat usulan kenaikan gaji berkala
• Program kerja.

4. Macam Administrasi TU Bidang SARPRAS (Sarana Prasarana)

Jenis administrasi wajib meliputi:

• Buku kegiatan harian
• Data pengeluaran barang inventaris
• Daftar pengeluaran barang non-inventaris
• Data peminjaman barang
• Buku induk barang inventaris
• KIB (Kartu Inventaris Barang)
• KIR (Kartu Inventaris Ruangan)
• Buku penerimaan barang inventaris
• Buku penerimaan barang non-inventaris
• Buku data pemeliharaan dan perbaikan barang
• Data ATK (Alat Tulis Kantor) yang harus dibeli
• KSB (Kartu Stok Barang)
• Data stok ATK yang dimiliki
• Program kerja
• Data kebutuhan barang inventaris & non-inventaris
• Laporan penggunaan laboratorium di sekolah
• Daftar jenis laboratorium yang ada di sekolah
• Data peralatan laboratorium
• Denah ruang & bangunan laboratorium
• Data peralatan tambahan laboratorium
• Formulir Kegiatan Praktikum
• Prosedur Operasi Standar (SOP) Penggunaan Laboratorium
• Lembar kerja perawatan alat laboratorium
• Formulir kegiatan perawatan
• Lembar kerja perbaikan peralatan
• Kartu peminjaman alat
• Bon peminjaman alat lab.
• Daftar hadir kegiatan praktikum di laboratorium
• Daftar pengeluaran bahan dalam kegiatan praktikum di lab.
• Daftar Job-sheet atau LKS (Lembar Kerja Siswa)
• Daftar penyerahan hasil praktikum di laboratorium
• Daftar nilai siswa dalam kegiatan praktik.

5. Macam Administrasi TU Bidang HUMAS

Jenis administrasi wajib meliputi:

• Buku kegiatan harian
• Dokumen perjanjian kerja sama
• Notulen (Notula) kegiatan rapat
• Format pengumuman
• Program kerja.

6. Macam Administrasi TU Bidang Persuratan dan Pengarsipan

Jenis administrasi wajib meliputi:

• Buku kegiatan harian
• Kartu Kendali Surat Masuk/Keluar
• Buku agenda surat
• Format surat dinas
• Format surat undangan
• Format surat edaran
• Format surat tugas
• Format SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas)
• Format surat pengantar
• Format surat keterangan
• Format surat pernyataan
• Format berita acara kegiatan
• Program kerja.

7. Macam Administrasi TU Bidang Kesiswaan

Jenis administrasi wajib meliputi:

• Buku kegiatan harian
• Surat panggilan orang tua siswa
• Surat penskorsan
• Surat pengunduran diri siswa
• Surat mutasi masuk siswa
• Surat keterangan pindah/keluar
• Surat keterangan pindah sekolah
• Surat keterangan ijazah asli belum ada
• Surat Keterangan Kesalahan dalam Penulisan Ijazah
• Surat keterangan pengganti ijazah hilang/rusak
• Surat Keputusan Tata Cara Pemberian Penghargaan kepada Siswa
• Buku klapper siswa
• Formulir pendaftaran penerimaan siswa baru
• Bukti pendaftaran
• Tanda bukti lapor diri siswa baru
• Dokumen persyaratan lapor diri untuk siswa baru
• Formulir biodata siswa
• Instrumen penerimaan siswa baru
• Program kerja.

8. Macam Administrasi TU Bidang Kurikulum

Jenis administrasi wajib meliputi:

• Buku kegiatan harian
• Jadwal pelajaran
• Dokumen standar isi
• Dokumen standar proses
• Dokumen standar penilaian.

9. Macam Administrasi TU Bidang Layanan Khusus

Jenis administrasi wajib meliputi:

• Buku tamu sekolah
• Buku ekspedisi
• Buku keamanan
• Buku identitas kendaraan tamu sekolah
• Buku kontrol kendaraan
• Buku kegiatan harian operator dapodik
• Formulir data sekolah
• Formulir data siswa
• Program kerja.

Demikianlah macam-macam dokumen administrasi tata usaha sekolah atau tenaga administrasi sekolah/ madrasah yang harus dimiliki oleh Anda yang bekerja sebagai TU atau TAS. Semoga materi pembahasan ini bermanfaat dan menjadi tambahan ilmu bagi Anda yang membacanya.